E-Mails versehentlich unwiederbringlich gelöscht? Wohl kaum!

Roberto Mazzoni  March 20 2012 08:11:00 AM
Gelegentlich erreichen uns verzweifelte Anrufe, dass E-Mails unwiederbringlich gelöscht seien und ob ein Restore der Mailbox gemacht werden könne. Da gilt es für die Mitarbeitenden des Service Desk nicht in erster Linie ein Problem zu lösen, viel mehr müssen die Anrufenden beruhigt werden. In Lotus ist es praktisch ein Ding der Unmöglichkeit, Daten versehentlich unwiederbringlich zu löschen.

Gelöschte E-Mails im Papierkorb

Werden E-Mails in Lotus (Notes, iNotes oder via IMAP) gelöscht, werden diese nicht sofort gelöscht, sondern in den Papierkorb gelegt und aus diesem in der Regel erst nach 48 Stunden gelöscht. Werden also E-Mails versehentlich gelöscht, können sie wieder im Papierkorb gefunden werden und aus diesem wiederhergestellt werden. Sogar bei Nutzung von IMAP (Thunderbird, Outlook etc.) ist dies der Fall, wobei IMAP-Nutzer im Moment in iNotes (Webmail)  verwenden müssen, um E-Mails aus dem Papierkorb wiederherzustellen.

Image:E-Mails versehentlich unwiederbringlich gelöscht? Wohl kaum!
E-Mails aus dem Papierkorb wiederherstellen in iNotes ...

Natürlich ist das nicht mehr möglich, sobald der Papierkorb einmal geleert wurde. Aber das ist bei der Müllabfuhr auch nicht anders. Ist der Abfallsack einmal im Lastwagen der Müllabfuhr gelandet …

Ordner versehentlich gelöscht

Auch wenn ein Ordner mit abgelegten E-Mails gelöscht wird, sind die E-Mails nicht einfach weg. Wie versehentlich ein Ordner gelöscht werden kann, ist bei der Warnung beim Löschen von Ordnern welche Lotus uns zeigt,  aber schon schwieriger nachzuvollziehen.

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Warnung beim Löschen von Ordnern in Lotus Notes

Wird ein Ordner trotz dieser Warnung gelöscht, wird in Tat und Wahrheit tatsächlich die Struktur der Ordnerablage, also auch die Unterordner gelöscht. Hingegen werden die einzelnen E-Mails nicht gelöscht! Diese sind nach wie vor in der Maildatenbank vorhanden und können in der Ansicht Alle Dokumente wieder gefunden werden.

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Gelöschte E-Mails aus Ordnern in der Ansicht Alle Dokumente

Wer will, kann jetzt die Ordnerstruktur wiederherstellen oder in Zukunft die E-Mails einfach durch die Lotus Suche in der Ansicht Alle Dokumente wieder suchen.

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Suchfenster in der Ansicht Alle Dokumente aktivieren

Werden Ordner via IMAP gelöscht, verhält sich die Sache etwas anders. Nicht was die Warnung betrifft, wohl aber was das Verhalten betrifft. Der IMAP Client löscht jede E-Mail in einem Ordner einzeln und löscht danach auch die Ordner. Während die Ordner direkt gelöscht werden, werden die Dokumente wie wir bereits im ersten Fall gesehen haben wieder in den Papierkorb gelegt. Jetzt allerdings ist es notwendig, dass die Dokumente im Webmail aus dem Papierkorb wiederhergestellt werden, sollen sie nicht nach 48 Stunden (Default-Einstellung) gelöscht werden. Unbedingt also im Webmail die Dokumente wiederherstellen!

Backup / Restore von Lotus Notes Datenbanken für Skeptiker

Wem diese Mechanismen nicht reichen, dem steht bei Verwendung des Lotus Notes Client auch die Möglichkeit offen, die eigenen Datenbanken zu sichern. Die Backups der Informatikdienste können bei Systemausfällen verwendet werden, um Daten wiederherzustellen. Diese Backups können nicht dazu verwendet werden, Daten, welche von Benutzerinnen oder Benutzer versehentlich gelöscht wurden, wiederherzustellen. Falls jemand in der Lage sein möchten, auch E-Mails wiederherzustellen, die selber gelöscht wurden oder auf ältere Daten zugreifen zu können, dann ist das mit Hilfe des Lotus Notes Client möglich.

Vorbereitung

Der Lotus Notes Client muss gemäss unseren Angaben, insbesondere inklusive Client Setup, aufgesetzt werden. Damit werden die Daten zwischen den Servern und dem eigenen Computer automatisch repliziert. Jetzt muss dies Repliken der eigenen Maildatenbank, welche im Lotus Notes Datenverzeichnis im Ordner mail liegt und in der Regel den Namen .nsf hat, zum Beispiel fmeier.nsf, regelmässig gesichert werden. Unter Mac OS X erledigt das TimeMachine zuverlässig, Versionen mit Zeitstempel können aber auch von Hand regelmässig auf einen USB Stick gesichert werden.

Restore

Sollen jetzt versehentlich gelöschte Daten wiederhergestellt werden, muss zuerst aus dem Backup die Maildatei zurückgespielt werden. Die zurückgespielte Datei nicht im Lotus Notes Datenverzeichnis ablegen sondern ein temporäres Verzeichnis oder den Schreibtisch dazu benutzen. Jetzt wird der Lotus Notes Client gestartet und die Replikation der Daten mit dem Server abgewartet. Danach muss unbedingt die Verbindung zum Internet unterbrochen werden (Ethernet Kabel ausstecken, WLAN deaktivieren)! Das muss geschehen bevor der nächsten Schritt durchgeführt wird. Wird die Verbindung zum Server nicht vor dem nächsten Schritt unterbrochen, beginnt Ihr Backup frischfröhlich mit dem Server zu replizieren und die hoffentlich im Backup noch vorhandenen E-Mails, welche wiederhergestellt werden sollten, werden zuverlässig im Backup gelöscht!

Jetzt darf im Lotus Notes Client via File -> Open -> Lotus Notes Application die wiederhergestellte Backup-Datei geöffnet werden. Nachdem diese geöffnet wurde, muss von dieser Datei eine neue Version erstellen, welche nicht mehr automatisch mit den Servern repliziert. Das wird mit dem Befehl File -> Application -> New Copy erreicht. Wählen Sie einen Dateinamen und einen Titel, welche diese Datei auch als Backup auszeichnet, zum Beispiel indem das Datum des Backups im Filenamen und Titel festgehalten werden.

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Erzeugen einer neuen Kopie der Backup-Datei

Jetzt muss die ursprüngliche Backup Datei unbedingt wieder geschlossen werden. Erst wenn die Backup Datei geschlossen ist, darf der Computer wieder mit dem Internet verbunden werden. Vorsichtshalber nach dem Schliessen der Backup-Datei den Client neu starten. Die soeben erstellte Kopie der Backup Datei kann jetzt geöffnet werden (File -> Open -> Lotus Notes Applicatio,in  diesem Beispiel rmazzo-backup-20120319.nsf) und einzelne E-Mails aus dieser Datei mittels Copy/Paste wieder in die normale Mailbox kopiert werden. Das ist die einzige Möglichkeit, E-Mails wieder in die eigene Mailbox zu bekommen. Kalendereinträge, Adressbucheinträge oder Aufgaben können so ebenfalls wiederhergestellt werden, allerdings verlieren Meetings Verknüpfungen mit anderen Teilnehmern oder reservierten Räumen.

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