Wieso Knoweldge Management oder Knowledge Sharing per E-Mail nicht funktionert.

Roberto Mazzoni  January 20 2012 07:27:43 AM
Wer kennt das nicht. Auf dem PC wird ein Dokument erstellt und dieses auf einen Fileserver kopiert, wo Backups’s und Sicherungskopien entstehen. Das Ganze unter dem Pfad /docs/it/bd/leituung/projekte/2012/budget.ods. Im Pfad versteckt sich bereits Information über den Inhalt des Dokuments. Zur Ueberprüfung wird das Dokument an den Chef geschickt. Er hat es in der Inbox, ich im Gesendet-Ordner. Ergibt schon 3 Kopien derselben Version. Ohne die Sicherungskopien mitzuzählen. Das Dokument belegt jetzt bereits doppelt soviel Speicherplatz im E-Mail System als nötig. Der Chef lädt das Dokument auf seinen PC herunter, speichert es lokal und legt es ebenfalls auf demselben Fileserver unter einem anderen Pfad ab. /doc/it/projekte/2012/eingaben/bd./budget.ods. 2 weiter Kopien, für ihn, wieder mit Informationen zum Inhalt in den Pfadangaben, weitere Backups desselben Dokumentes. Nicht nur liegen so, ohne dass ein Dokument verändert wurde, bereits 5 Kopien vor. Dasselbe Dokument wird für beide unter ganz anderem Kontext betrachtet und ist, auf Grund der verschiedenen Zugriffsrechte auf die verschiedenen Orte, für ganz andere Personen zugänglich. Wird dann das Dokument verändert, wird es erneut via E-Mail ausgetauscht und an verschiedenen Stellen abgelegt. Noch mehr Speicherplatz wenig effizient genutzt, nochmals Mailboxen unnötig gefüllt. Lässt sich eindrücklicher aufzeigen, dass Knowledge Management oder Knowledge Sharing oder eben Social Business via E-Mail unmöglich funktionieren kann? Mich hat diese Argumentation von Mat Newman überzeugt.
Wie viel einfacher ist es doch, das Dokument mit richtigen Zugriffsrechten und korrekten Tags versehen ein einziges Mal auf einer Plattform abzulegen und von dort aus auch weiter zu bearbeiten und zu kommentieren? Wie viel einfacher ist es, Dokumente Prozesse einzubinden, in Aktivitäten einzuarbeiten und automatisiert die Aenderungen zu verfolgen und bei Aenderungen involvierten Personen automatisch zu benachrichtigen, eine History über Aenderungen festzuhalten und zu kennen. So einfach und effizient kann Social Business sein, mit IBM Connections muss es nur noch genutzt werden. Und morgen klappen hoffentlich die "Connections" auf dem Heimweg.
Comments

1Christan  01/22/2012 11:20:00 PM  Knoweldge Management & Social Business?

Das geschilderte Beispiel hat meines Erachtens noch nichts mit Wissensmanagement zu tun, sondern eher mit Document Management oder wenn man noch die erwähnte Prozessorientierung und korrekte Ablage reinnehmen will mit Records Management.

Kann man sich unter "IBM Connections" folglich was ähnliches zu MS Sharepoint vorstellen?

2Klaus  01/23/2012 1:38:45 PM  Wieso Knoweldge Management oder Knowledge Sharing per E-Mail nicht funktionert.

Nein, unter IBM Connections muss man sich eher eine Verbindung von Xing, Delicious, Facebook&vielleicht auch ein wenig Sharepoint vorstellen: { Link }

und ja, das Beispiel ist vielleicht nicht der beste Aufhänger dafür

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