Lotus Suche funktioniert doch ...

Roberto Mazzoni  April 16 2010 07:13:17 PM
.. oder die Hilfe Funktion hilft gezielt weiter.
Die E-Mail Suche funktioniert nicht richtig.

Das war uns schon einmal ein Eintrag in unseren FAQ's und der Lotusbase wert.

Neulich wurde bemängelt, dass wenn nach einem Sender einer E-Mail gesucht wird und in der erweiterten Suche dabei das Feld Autor benutzt wird, keine E-Mails des betreffenden Absenders gefunden werden. Die Beobachtung stimmt, aber deshalb ist die Suche noch nicht falsch!
Wird bei der Suche nach dem Autor gesucht, wird die Mailbox nicht nach dem Absender durchsucht. Es wird damit E-Mail gesucht, von welcher Lotus den Autor, nicht den Absender kennt. Und Domino kennt Autoren aus dem Domino Directory. Autor und Absender sind nicht dasselbe. Entsprechend wird keine E-Mail von einer Person gefunden, welche nicht im Domino Verzeichnis vorhanden ist. Das mag verwirrend sein, weil in unserem Umfeld die E-Mails aus dem Internet wohl oft relevanter sind als die E-Mails, welche innerhalb des Systems entstehen. Der Autor im Lotus Sinn eine kleinere Bedeutung hat als der Absender. In einem engeren Firmenumfeld hingegen mag diese Unterscheidung und die "Bevorzugung" der Firmenangehörigen, welche im Domino Directory erfasst sind, sinnvoller sein.

Wollen wir also die E-Mail nach dem Absender, also dem "From" durchsuchen, müssen wir in der erweiterten Suche nicht nach Autor, sondern nach Feld suchen. Danach wird das Feld "From" ausgewählt und der gesuchte Absender eingegeben.




Image:Lotus Suche funktioniert doch ...
Suche nach dem Absender




Nach dem Zufügen des Suchkriteriums sieht die Suche in der erweiterten Suchmaske wie folgt aus:



Image:Lotus Suche funktioniert doch ...
Erweiterte Suchmaske, Suche nach Absender




Wird jetzt die Suche ausgelöst, werden genau die E-Mails gefunden, welche vom gewünschten Absender stammen. Das bei jeder Suche zu machen ist aber etwas umständlich und kann nicht die Lösung sein. Also schlagen wir in der Lotus Notes Hilfe nach, die einmal mehr den eleganten Weg aufzeigt. Ein Click auf das Fragezeichen Image:Lotus Suche funktioniert doch ...  zeigt wie immer die Hilfe aus dem Kontext aus, indem wir uns gerade befinden. Und dort finden wir im Thema Suchabfragen mithilfe von Operatoren eingrenzen den Hinweis, dass die Suchabfrage auf Felder möglich ist. Soll also nur im Feld "From" gesucht werden, kann die Abfrage, ohne in die erweiterten Optionen zu wechseln, direkt im Suchfeld eingeschränkt werden.



Image:Lotus Suche funktioniert doch ...
Suche nach Käsermann in der Absenderadresse



Und die Suche funktioniert genau wie gewünscht. Wie die Hilfe zeigt, sind jetzt fast beliebig viele Einschränkungen und Verknüpfungen für die gezielte Suche möglich. Gezeigte Suche ist nicht auf die E-Mail Adresse eingeschränkt, sondern durchsucht das ganze "From"-Feld eines Absender, welches sich ja häufig als
"Muster Künstler"

darstellt. Deshalb funktionieren auch die Umlaute und deshalb werden auch E-Mails von Absendern aus dem Domino Verzeichnis gefunden. Eben - es funktioniert. Die Hilfe zeigt auch wie.
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