Turbulenzstruktur ....

Roberto Mazzoni  November 15 2010 11:05:30 PM
.... im gestörten Nachlauf einer künstlichen Oberflächenmodifikation, unter diesem Titel habe ich im letzten Jahrhundert eine klimatologische Arbeit verfasst. Untersucht wurde dabei wie eine ungestörte (laminare) Luftströmung reagiert, wenn sie bewusst an der Oberfläche gestört (modifiziert) wird und wie die Turbulenzstruktur unmittelbar hinter einer solchen Störung und in gewissem Abstand zu dieser künstlichen Oberflächenmodifikation aussieht. Nachdem jetzt Lotus für alle Mitarbeitende und Studierenden der Universität Zürich eingeführt ist, wage ich Parallelen zwischen einem klimatologischen Feldexperiment  und einem Informatikprojekt wie der Einführung einer Groupware zu ziehen.

Beim klimatologischen Experiment wurde bewusst eine Störung verursacht, um Turbulenzen zu erzeugen und die Auswirkungen dieser Störung nachzuweisen. Rauhigkeiten wurden in einer homogenen Fläche künstlich eingeführt. Wir wollten wissen, welchen Beitrag Hindernisse wie eine Stadt in einer Landschaft leisten können, um Schadstoffe durch Turbulenzen besser zu verteilen und somit Schadstoffkonzentrationen zu vermindern. Beim Wechsel von einem reinen E-Mail System auf eine Groupware musste der gegenteilige Ansatz verfolgt werden. Es durfte zum einen kein Experiment sein und es musste zum anderen alles daran gesetzt werden, dass eben keine Turbulenzen entstehen. Im Gegenteil, der Arbeitsfluss muss ungestört weiter laufen, alles muss schön laminar weiterfliessen, Turbulenzen müssen vermieden werden. Im Experiment wurde mit Hilfe von über 1'000 Kegeln die Rauhigkeit der Oberfläche erhöht, bei der Einführung der Groupware mussten 40'000 Angehörige der Universität Zürich störungsfrei in ein neues System überführt werden.

Image:Turbulenzstruktur .... 
Kegelelemente zur Erhöhung der Oberflächenrauhigkeit und Störung einer homogenen Oberfläche


Um alles etwas herausfordernder zu gestalten wurde nicht nur ein neues E-Mail- und Groupware-System eingeführt,  wir haben parallel dazu auch noch zwei vertraute Benutzeradministrationen durch eine neue Lösung ersetzt. Ganz ohne Turbulenzen ist das ebenso unrealistisch wie eine absolut laminare Strömung in einer natürlichen, also inhomogenen Umgebung nicht existieren kann. Es ist nur die Frage, wie goss die Wirbel einer  solchen Strömung sind und somit wie goss die Auswirkungen  der Veränderungen sind.

Laminar und ohne zusätzliche Turbulenzen sind während der gesamten Umstellung E-Mails ausgeliefert und versendet worden. Zumindest hat das neue System die Grösse der Wirbel nicht verändert, der Übergang vom alten ins neue System konnte praktisch unterbruchsfrei und kontinuierlich vollzogen werden. Weder mehr noch weniger Spam hat uns auf Grund der Umstellung zuverlässig erreicht. Technisch gesehen kann das Ziel, keine Turbulenzen zu erzeugen, als erreicht betrachtet werden. Das neue System funktioniert zuverlässig wie gewohnt, auch diesbezüglich alles im grünen Bereich. Und trotzdem ist nicht alles schön im Fluss geblieben.

Die Vorstellung, nur noch mit einem einzigen Login auf alle E-Mails, auf die man berechtigterweise Zugriff hat, zuzugreifen, war eine neue Situation, auf die wir uns einstellen mussten. Ebenso die Umstellung, dass alle E-Mails die an eine meiner vielen Adressen gesendet werden, in einer einzigen Mailbox  ankommt, war ein Novum. Neues ist fremd, mit Fremden wollen wir uns, wenn nicht unmittelbar ein Vorteil ersichtlich ist, nicht auseinandersetzen und uns zu überzeugen ist eine aufwändige Angelegenheit. Wie überzeugen wir Kinder, dass Süssigkeiten schädlich sein könnten? Eben. Vorteile erkennen wir aber nicht, wenn wir uns dem Neuem nicht stellen, neugierig wie im angestammten Forschungsgebiet das Neue erkunden. Auch wenn die Strömung schön laminar und möglichst ungestört bleibt, Neues kann nicht anders als Turbulenzen erzeugen. Nicht weil etwas funktioniert, sondern weil es nicht wie seit eh und je gewohnt abläuft. Es entsteht unvermeidlich eine Störung, die entscheidende Frage ist die Auswirkung dieser Störung oder eben die Grösse der Wirbel, die eine solche Störung erzeugt.

Seit Januar, innerhalb der Informatikdienste seit August letzten Jahres, erleben wir diese Turbulenzen tagtäglich. Inzwischen sind alle Mitarbeitenden und Studierenden der Universität Zürich auf das neue System migriert. Mit der Zeit sind die Turbulenzen kleiner geworden. Je mehr Erfahrung mit dem neuen System gemacht wurden, je besser konnten auch Benutzerinnen und Benutzer unterstützt werden, Anfragen schneller beantwortet werden. War im klimatologischen Experiment die Auswirkung der Störung nach einer gewissen Distanz und ab einer gewissen Höhe kaum mehr nachweisbar, so ist bei der Einführung einer neuen Software die räumliche Distanz durch die Zeit seit der Einführung zu ersetzen. Analog wird die Störung nach einer gewissen Zeit nicht mehr wahrgenommen. Die Flüsse werden wieder wirbelfrei, laminar. Noch besser: wir haben Rückmeldungen erhalten, dass im Nachhinein Nutzende dankbar sind für Neuerungen, die eine Umstellung der Arbeitsabläufe bedingten und anfänglich nicht begrüsst wurden, am Anfang gar auf Ablehnung gestossen sind. Die Änderungen des Systems also auch ohne Nutzung der neuen Möglichkeiten bereits positiv betrachtet werden. Erfreulich niedrig sind bisher die Turbulenzen seit Einführung bei den Studierenden gewesen. Vielleicht weil ein Studierendenleben sowieso mit mehr Turbulenzen verbunden ist und zusätzliche Turbulenzen das System Studierendenalltag nicht noch zusätzlich erschüttern?

Bleibt die Frage, weshalb ein neues System eingeführt wird, wenn dann doch alles wieder nur in einen ruhigen Fluss kommt, das Wasser nach gewisser Distanz hinter dem Wasserfall wieder ruhig strömt. Auch hier sei ein Vergleich mit dem Experiment gewagt. Von den Hindernissen in der laminaren Strömung erhofften wir uns damals eine bessere Durchmischung der Luft. Schadstoffe sollten also dank der Störung besser verteilt werden, weil die Luft eben turbulent wurde und somit saubere mit verschmutzter Luft durchmischt wurde. Nach einer gewissen Distanz zur Störung wird die Strömung wieder gleichmässig. Also wieder näher am Ursprungszustand, aber weniger schädlich. Ersetzen wir wieder die Distanz mit der Zeit seit der Nutzung der Groupware, wird sich der Nutzen des neuen Systems also auch erst nach einer gewissen Zeit einstellen. Genau das hat sich auch während der Einführung gezeigt. Wer schon im Januar auf das neue System migriert wurde, weiss die neuen Möglichkeiten zu nutzen, weiss die Kalenderfunktionen effizient für eine bessere Zusammenarbeit einzusetzen, schätzt den Zugang zu E-Mail, Adresskartei, Kalender mit allen mögliche Geräten ortsunabhängig von überall her und schätzt es, mit den Arbeitskollegen effizienter zusammenarbeiten zu können. Erst wenn die Turbulenzen sich gelegt haben und Abwehrhaltungen verschwunden sind, sind wir in der Lage, Verbesserungen und Vorteile zu erkennen und zu nutzen. In diesem Sinne viel Erfolg mit der neuen Lösung, lassen Sie sich darauf ein und ziehen Sie ein Fazit nachdem die Strömung wieder ruhiger geworden ist!

Comments

1Peter Vollenweider  11/30/2010 8:46:44 AM  Turbulenzstruktur ....

Hoi Roberto

Dieser Blog dürfte besonders für die MNF-Leute interessant sein. Dass die Einführung einer Groupware immer viel Staub aufwirbelt, betrachte ich als psychologisches "Naturgesetz". Vor einem Monat habe ich dazu bereits ein paar Gedanken notiert:

Die UZH hat 2010 die Lotus-Groupware von IBM eingeführt. Leider waren die beiden nicht auf Anhieb völlig kompatibel: Lotus ist Lotus, und die UZH ist eine heterogene Umgebung.

Groupware: Es ist der ewige Kampf um die Benutzerakzeptanz. Der eine bevorzugt seine Mailvorschau auf dem Notebook, der andere auf seinem Mobiltelefon. Die eine möchte einen Kalendereintrag blau einfärben, die andere beige. Welcher Benutzer lässt sich gerne vorschreiben, dass er jetzt den Knopf oben links statt unten rechts drücken soll !

Die Einführung einer Groupware wirbelt viel Staub auf -- ganz unabhängig vom konkreten Werkzeug (ob Microsoft, IBM, Apple oder Google). Wir jammern gerne, wenn wir unsere geliebten Gewohnheiten aufgeben müssen. Allerdings wird der Support eher anspruchsvoll, wenn die Benutzeroberflächen im Web und im PC-Client unterschiedlich sind. Trotzdem haben wir jetzt die Chance, Service und Support zu optimieren -- nachdem die Migration "über die Bühne gegangen" ist.

Gruss, Peter

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