3 Jahre später – ein Rückblick

Roberto Mazzoni  July 2 2011 12:02:00 AM
Am 19. Mai 2008 hat der Universitätsrat auf Antrag der Universitätsleitung beschlossen, die Einführung der Collaboration Software Lotus Notes / Domino zu bewilligen und die Universitätsleitung hat die Informatikdienste mit dieser Aufgabe betraut. Am 29. Juni 2011 etwas mehr als drei Jahre später hat der Lenkungsausschuss das Projekt offiziell abgeschlossen. Auch wenn noch Verbesserungen in Bezug auf generelle IMAP-Funktionalitäten, dynamische Mehrsprachigkeit, Zugriff auf Boxen anderer Personen oder Funktionen via IMAP und Problemen im Zusammenhang mit Tivoli Identity Manager anstehen - ein Moment um zurückzublicken.

Begonnen hat für mich das Projekt eigentlich mit einer leisen Enttäuschung. Einer leisen Enttäuschung darüber, dass in der Evaluation für eine Groupware nicht eine Open Source Lösung das Rennen gemacht hat. Nachdem wir mit OLAT und der Open Access Initiative erfolgreich Open Source Lösungen entwickeln oder einführen konnten, ist die Einführung der Groupware an der UZH für mich das erste Grossprojekt mit einem kommerziellen Anbieter gewesen. Eine leise Enttäuschung, welche bereits in der Konzeptphase des Projektes einer Ernüchterung gewichen ist. In einem Umfeld, wie es an einer Universität die sich dem humboldtschen Bildungsideal verschrieben hat und an welcher eine enorme Heterogenität und eine hohen Autonomie bis hin zu den Lehrstühlen vorliegt, bin ich heute überzeugt, hätte keine bessere Wahl getroffen werden können. Ein erster Dank geht somit an das Team, welches die Evaluation vorgenommen hat und während welcher ich nicht die Interessen der Benutzer vertreten durfte. Im Nachhinein ein geschickter Schachzug: ich war nicht für den Entscheid verantwortlich, mir oblag nur die Umsetzung des Entscheides.

Bereits während der Konzeptphase wurde klar, dass die zeitlich eng gefassten Termine nicht gehalten werden konnten. Zum Teil weil die personellen Ressourcen einfach sehr knapp bemessen waren und nach wie vor sind, zum Teil weil wir aus Akzeptanzgründen auf Weiterentwicklungen von Lotus Domino/Notes warten wollten. Weiterentwicklungen, die wir zum Teil gefordert haben und auch tatsächlich realisiert worden sind. Vor drei Jahren für mich nicht denkbar, dass eine Firma wie IBM bei einem Produkt, welches sich im kommerziellen Umfeld gerade bei Grossfirmen behauptet hat, auf Anforderungen aus dem akademischen Umfeld eingeht und diese umsetzt.

40'000 Benutzerinnen und Benutzer möglichst ohne Unterbruch von einem Mailsystem auf ein Groupwaresystem zu migrieren ist eigentlich eine Aufgabe, die nur schwer vorstellbar ist. Bedenkt man noch, dass diese die Mitarbeitenden in ungefähr 150 KMU’s organisiert sind und Anforderungen von über 500 Königreichen zu erfüllen sind, fast undenkbar. Wenn es die Alpeninitiative (noch) nicht geschafft hat, den Güterverkehr durch den Gotthard von der Strasse ganz auf die Schiene zu bringen, wir haben alle Angehörigen der UZH auf die neue Groupware gezügelt, teilweise mit nur kleinsten notwendigen Eingriffen durch die Benutzerinnen. Wären nicht neue Passworte notwendig geworden, welche im gleichzeitig eingeführten Identity Management  gesetzt werden mussten,  die Umstellung wäre für viele Benutzerinnen und Benutzer bezüglich der Verarbeitung von E-Mail praktisch ohne Änderungen möglich gewesen. Natürlich, um von den neuen Möglichkeiten wie Vereinbarung von Terminen, Chat und Verfügbarkeit oder Synchronisation des Kalenders und der E-Mail mit mobilen Geräten wie iPhones, iPads, Androids und so weiter profitieren zu können, ist eine minimale Auslotung der Möglichkeiten unabdingbar. Aber gerade die neuen Möglichkeiten bezüglich der Einbindung von Smartphones waren ein grosses Highlight im Rahmen des Projektes. Das hat mit sehr wenig Supportaufwand sehr einfach funktioniert. Dass seit einem Monat wo ausgewiesener Bedarf besteht die Mailquota den realen Bedürfnissen, der Autonomie der Institute Rechnung tragend dezentral angepasst werden kann, ist ein weiteres Highlight zum Projektende. In Anbetracht der technischen Voraussetzung alles andere als selbstverständlich und erst ein Vergleich mit nicht wenigen Firmen, wie IBM selbst übrigens auch, bei welchen sich Mitarbeitenden mit 250 MB Speicherplatz begnügen müssen, zeigt wie auch in diesem Bereich die UZH Hindernisse ausräumt.

Natürlich gab es auch schwierige Momente in den letzten drei Jahren. Unvergessen ist die Verblüffung und der Schock, als wir trotz intensiver Tests in der Pilotphase nach der Einführung bei den zentralen Diensten feststellen mussten, dass via IMAP der Zugriff auf Mailboxen anderer Personen oder Funktionen nur möglich ist, wenn die Mailboxen auf dem selben Cluster beheimatet sind. Das war weder dokumentiert noch bekannt und es hat fast zwei Monate gedauert, bis wir das einwandfrei nachweisen konnten. Noch ist dieses Problem nicht aus der Welt, aber wir rechnen fest damit, dass IBM mit dem nächsten Release eine Lösung anbieten wird. Gerade bei den zentralen Diensten hatte dieser Mangel aber auch einen positiven Effekt. Ursprünglich sollte mit dem Webclient für den Kalender gearbeitet werden, die Mailfunktionalität vorerst weiterhin mit bestehenden Mailclients bewältigt werden. Da dies mit Funktionskonten aber nur bedingt möglich war, hat unsere Turnschuh-Abteilung wie wir die von Christian Nüssli geleitete Abteilung Client Systems manchmal liebevoll nennen, in windeseile Lotus Notes ausgerollt. Und dadurch einen grossen Beitrag geleistet, dass Mitarbeitende der zentralen Dienste rasch den neuen Funktionsumfang zu schätzen lernten. Danke, Jungs!

Eine weitere kritische Phase musste im vergangenen Oktober überwunden werden. Die drei Mailcluster waren bereits vor der Umstellung der Studierenden stark ausgelastet und die Umstellung der Studierenden auf das neue System zwischen Semestereinschreibung und Modulbuchung gefährdet. Zusammen mit Spezialisten von IBM und Daniel Nashed konnten die Ursachen ausgemacht werden und mit zwei in Windeseile bereitgestellten zusätzlichen Clustern auch die Überführung der Studierenden vom alten ins neue System planmässig bewältigt werden.

Während der letzten drei Jahre haben sehr viele Personen Ausserordentliches geleistet und ich möchte mich auch an dieser Stelle bei Euch bedanken. Sehr viele Mitarbeitende der Informatikdienste und die IT-Verantwortlichen in den Instituten haben einen enormen Beitrag zum Gelingen und erfolgreichen Abschluss des Projektes beigetragen. Euch allen gebührt Dank. Einige möchte ich hier speziell erwähnen und meinen Dank auf diese Weise ausdrücken.

Manfred Schibler, mein Partner und Co-Projektleiter von IBM Schweiz. Du hast mit Deiner zuvorkommenden Art und Deinem Verständnis für unsere fast unmöglichen Anforderungen einen enormen Beitrag zum Gelingen geleistet. Ohne Deinen Einsatz und Deine Hartnäckigkeit bin ich überzeugt hätte IBM das Produkt nicht so verbessert, dass auch wir es vernünftig nutzen können. Dir verdanken wir die Kontakte in die obersten IBM Etagen, Du hast dafür gesorgt, dass durch unsere Präsentationen an der Lotusphere 2010 und 2011 das Projekt weltweit Aufmerksamkeit erlangt hat und wir auch dadurch unseren Forderungen Nachdruck verleihen konnten, diese von IBM gehört und erfüllt wurden und wir uns direkt mit Entwicklern austauschen konnten. Was manifestiert eine gelungene Zusammenarbeit besser als Joggingrunden morgens um 6 Uhr an einer Lotusphere vor Beginn der Sessions? Ich werde die wöchentlichen Meetings vermissen, Du auf unsere unmöglichen Forderungen hoffentlich bald schmunzelnd zurückschauen. Du hast zusammen mit Heinz Stehlin (I know Heinz), Pascal Bossard, Michael Mehli und Markus Fehr den Eindruck hinterlassen, dass die Interessen der UZH über jenen von IBM stehen und so zur Verbesserung von Lotus beigetragen.

Roman Meng. Eigentlich müsste ich jetzt nichts mehr schreiben, nur Deinen Namen stehen lassen. Es ist nur schwer in Worte zu fassen, was Du zum Gelingen beigetragen hast. Mit Geduld und Akribie hast Du die Wogen eines Windfängers geglättet, Deine Server immer im Schuss gehalten und immer den Blick für’s Wesentliche behalten. Wohin die Reise auch immer ging, wann immer das Angebot erweitert und verbessert wurde und in Zukunft verbessert wird, so lange Du am Ruder stehst, müssen wir uns keine Sorgen machen.

Welcher Zampanò hinter Ueli Bernhard steckt und sich auch bei Paul Tedaldi verborgen hat, ist bei den Informatikdiensten nie ein Geheimnis gewesen. Auch wenn Du Ueli nicht direkt im Lotus Projekt im engeren Sinne involviert warst, ohne Deine Künste wäre kein einziger Lotus Account via ITIM eröffnet worden. Und zusammen mit Stefan Vogel und Peter Langhans habt ihr auch beim Umzug der Daten gezaubert.

Peter Vollenweider, mit Deiner ansteckenden Begeisterung hast Du Dich nicht nur in eine völlig neue Materie hineingekniet, diese dokumentiert und herkulesmässig Anfragen beantwortet. Du hast es einmal mehr verstanden, Deine Kollegen ins Boot zu ziehen und in hektischen Zeiten die Wogen zu glätten.

Und wenn ich von Wogen glätten spreche, Tsunamis haben unsere Mitarbeitende an der Helpline überlebt. 40'000 Benutzer erhalten einen Passwortbrief und niemand liest ihn - bis E-Mail nicht mehr abgerufen werden kann. Früher wären Telefondrähte geschmolzen, letztes Jahr sind Eure Ohren heiss geworden. Danke und danke auch jenen, die in dieser Zeit Verständnis dafür gezeigt haben, dass das eine oder andere Mal bei einem Anruf auf 4 33 33 eine Warteschlaufe in Kauf genommen werden musste.

Es waren drei intensive Jahre, mit intensiven Kontakten in der Lotus Community. Nebst gewichtigen Personen bei IBM durften wir uns auch mit Personen austauschen, die in ähnlicher Situation ihren Weg finden müssen wie Marie Scott von der Virginia Commonwealth University in Richmond. Unvergessen bleibt der Tweet, „I feel an IMAP question coming“ als wir beide nacheinander an der Lotusphere 2011 in der Session „Ask the Product ManagersEd Brill auf die ungelösten Probleme und die Pläne von IBM bezüglich IMAP angesprochen haben. Wege haben sich auch wieder gekreuzt. Klaus Bild, früher E-Learning Koordinator an der Mathematisch naturwissenschaftlichen Fakultät, hat uns gezeigt, welches Potential mit Connections noch auf uns warten würde. Und ja, meine Tochter meinte lakonisch „Endlich!“, als ich verkündet habe, das Projekt sei abgeschlossen. Nach Hause Danke für Geduld und Verständnis!
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